Nye regler vedr. reelle ejere. Hvad betyder det for dig?

Alle virksomheder har siden maj 2017 været forpligtet til at kortlægge og registrere deres reelle ejere i cvr registreret.  De hidtil gældende regler omfattede, at virksomhederne i fornødent omfang skulle sikre at oplysningerne om de reelle ejere var opdateret. Hvor ofte virksomheden opdaterede oplysningerne afhang dog af den pågældende virksomheds konkrete forhold.

Pligt for virksomheden:

Reglerne er pr. 10 januar 2020 blevet skærpet. Som noget nyt er der indført en pligt for virksomheden til mindst 1. gang årligt at undersøge og sikre, om de registrerede oplysninger er korrekte. Resultaterne af undersøgelsen skal fremover fremlægges på det årlige møde, hvor selskabets centrale ledelsesorgan godkender årsrapport.

Pligt for ejere:

Loven medfører ligeledes en pligt for ejere til efter anmodning at forsyne selskabet med oplysninger som er nødvendige for selskabets vurdering af, hvem der er reel ejer.

Konsekvens:

Hvis selskabet ikke overholder pligten til at sikre korrekt registrering af reelle ejere i selskabet, samt såfremt den lovpligtige information om identifikation af reelle ejere ikke opbevares eller er mangelfuld, kan selskabet tvangsopløses.

Hvad skal gøres fremad?

For at sikre overholdelse af kravene fremad, er det en god ide, at der udarbejdes en forretningsgang for virksomheden der tager stilling til, hvordan der foretages identifikation af reelle ejere, hvilken type dokumentation der skal indhentes for at identificere de reelle ejere og hvordan sådan dokumentation opbevares.

Derudover skal der klarlægges hvordan selskabet, minimum en gang årligt, ønsker at kontrollere om der er sket ændringer i de reelle ejere, og hvordan sådan kontrol skal dokumenteres.

Da resultaterne af undersøgelsen skal godkendes i forbindelse med godkendelse af selskabets årsrapport, kan det anbefales af tilpasse dagsorden for det årlige møde, således at undersøgelsen indgår som et årligt punkt på samme måde som godkendelse af årsrapport, valg af revisor mv.